Contoh Surat Letak Jawatan

Surat letak jawatan yang baik sepatutnya mengandungi 3 komponen:

1. Tarikh terakhir kerja/ tempoh notis..
2. Sebab mengapa berhenti..
3. Ringkasan (beberapa) aspek positif semasa bekerja dengan majikan sekarang..

Perlu diingat bahawa surat letak jawatan anda mungkin disimpan dalam rekod untuk rujukan masa akan datang. Contohnya, surat tersebut mungkin dirujuk apabila bakal majikan menghubungi tempat kerja anda yang lama untuk penyelidikan latar belakang. Ataupun, sekiranya anda memohon jawatan lain di syarikat yang sama selepas beberapa tahun, surat letak jawatan adalah salah satu dokumen penting yang digunakan untuk menilai prestasi anda yang lepas di syarikat tersebut.

Oleh itu, apa jua sebab yang menyebabkan anda berhenti kerja, JANGAN membuat sebarang kenyataan negatif mengenai bekas majikan, syarikat, polisi syarikat, jabatan lain atau rakan sekerja dalam surat letak jawatan atau semasa temuduga. Sebuah surat letak jawatan mestilah ditulis dengan gaya profesional dan membawa mesej yang positif.

Jangan menggunakan kepala surat syarikat (company letter head) untuk menulis surat letak jawatan anda. Kalau anda rasa bahawa perletakan jawatan adalah termasuk dalam perkara rasmi syarikat, anda salah. Kepala surat syarikat digunakan untuk mewakili syarikat. Surat letak jawatan pula mewakili anda, sebagai individu. Oleh itu, menggunakan letter headkepunyaan syarikat untuk surat letak jawatan anda adalah tindakan yang kurang bijak.

Hantarkan salinan surat berhenti kerja anda kepada yang berkenaan sahaja. Mengikut protokol syarikat yang biasa, salinan surat letak jawatan harus diberi kepada immediate supervisor atau majikan. Semak dengan bahagian HR syarikat jika anda kurang pasti. Jangan lupa menyimpan satu salinan untuk rekod anda sendiri.

Memberi notis 1 atau 2 bulan adalah protokol biasa apabila hendak meletak jawatan. Untuk yang bekerja kontrak atau masih dalam tempoh percubaan, notis anda mungkin lebih pendek. Semak dengan bahagian HR syarikat atau terma yang termaktub dalam letter of offer.

Adakah anda tahu, ada syarikat yang memberhentikan pekerja yang hendak meletak jawatan dengan serta - merta?

Mengambi keputusan untuk berhenti kerja mungkin tidak sukar untuk anda. Tetapi sebelum berbuat demikian, pastikan anda telah mempertimbangkan atau bersedia untuk risiko yang terlibat.

Panduan menulis surat letak jawatan

(Tarikh dan maklumat penulis)

8th of August 2009

Mek Senah Binti Mat Jenin
(QA Specialist, ABC Call Centre)
No. 123, Jalan Helikopter
Taman Lapangan Terbang
53300 Kuala Lumpur

Ms Roselin
Vice President
ABC Call Centre
Jalan Raja Chulan
50250 Kuala Lumpur

(Nota: letakkan alamat rumah anda walaupun surat ini dihantar tangan)

Dear Ms Roselin

REF: RESIGNATION FROM POST OF QA SPECIALIST

(Tujuan)

It is with both regret and anticipation that I submit this letter of resignation, effective August 8th, 2009.

Contoh ayat lain untuk menyatakan tujuan :

It is with great reluctance that I submit this letter of resignation, effective ________.
With regret and anticipation I submit this letter of resignation, effective __________.
Circumstances require that I resign my position as _______________, effective on ___________.

(Sebab)

I have accepted a position with XYZ Call Centre, as an opportunity to further my current career goals and achieve growth within a supervisory role.

(Nota: Sekiranya anda meninggalkan syarikat sekarang kerana mendapat tawaran kerja dari tempat lain, anda boleh menyatakannya dalam surat letak jawatan ini. Tapi ingat! Elakkan kenyataan yang negatif. Lebih baik menekankan perkara positif yang bakal anda tempuhi, daripada menekankan perkara negatif yang anda pernah hadapi di syarikat sekarang.)

Contoh ayat lain untuk menyatakan sebab :

I have decided to take this time to evaluate my current goals and investigate new opportunities.
I have decided to further my education in pursuit of (nama ijazah atau nama jawatan).
I have decided to change the course of my current career goals and will be pursuing a new direction in ____________.

(Kenyataan positif/ Kesimpulan)

Adalah amat penting untuk anda untuk menyatakan beberapa aspek positif tentang syarikat sekarang. Perkara yang sama juga perlu dilakukan untuk sesi temuduga yang datang.

Untuk sesetengah orang, perkara ini mungkin sukar. Kalau dah takde sangat idea nak memuji syarikat sekarang, sekurang - kurangnya nyatakan apa yang anda telah belajar dari jawatan ini, dan bagaimana ia telah membantu mencorakkan perjalanan kerjaya anda.

It has been a genuine pleasure working for ABC Call Centre during these past four years. I have enjoyed working with ABC's fine staff of professionals, and I will miss my associations here. I wish you and ABC Call Centre continued success in all your endeavors.

Contoh ayat lain untuk kesimpulan :

It was not an easy decision and took a lot of consideration, as I value the assistance and support of ABC staff, particularly my co-workers during my time here. However I am confident that my new role will help me to move towards some of the goals I have for my career.

(Penutup)

(Nota: Sekiranya anda akan memerlukan bantuan syarikat ini pada masa hadapan, sama ada untuk kembali semula bekerja, networking atau JV (joint venture), sekarang adalah masa yang baik untuk menghulurkan bantuan, sama ada untuk proses menemuduga, melantik atau melatih pengganti anda)

If I may be of any assistance in the hiring process or training of my replacement, please know that I will gladly make myself available to this effort during the next four weeks (atau "until September 17th").

Habiskan surat letak jawatan anda dengan positif :

Thank you for allowing me to serve ABC Company.
Again, I wish ABC Company continued success.

Yours faithfully

.................
Mek Senah binti Mat Jenin
cc: QA Team Leader
cc: QA Team Manager

Begitulah serba sedikit garis panduan untuk contoh surat letak jawatan yang biasa.